AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN DE SALUD PUEDE SER USADA Y DIVULGADA Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN
REVISE ESTE AVISO CON CUIDADO. LA PROTECCION DE SU INFORMACIÓN ES IMPORTANTE PARA NOSOTROS.
Nuestra Responsabilidad Legal
Por ley SALUS tiene la obligación de mantener en confidencialidad su información personal de salud, de seguros y financiera, proveer a los individuos un aviso sobre los deberes y prácticas de privacidad de SALUS y notificar a los individuos afectados luego de la ocurrencia de un evento de seguridad que pone en riesgo su información. Este aviso le informa sobre nuestras prácticas de privacidad y sus derechos con respecto a su información de salud. Seguiremos las prácticas de privacidad descritas en este aviso mientras el mismo esté en vigor.
Este aviso incluye ejemplos de la información que recopilamos y describe los tipos de usos y divulgaciones que podemos hacer. Los ejemplos son ilustrativos y no deben considerarse un inventario completo de nuestro manejo de la información.
Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este aviso. Antes de realizar algún cambio significativo en nuestras prácticas de privacidad, enmendaremos este aviso y lo entregaremos a los pacientes activos a la fecha del cambio. Este aviso es efectivo desde el 1 de enero de 2021.
Organizaciones Cubiertas por este Aviso
CLINICA LAS AMERICAS DE GUAYNABO (SALUS)
Información que Recopilamos
Nuestro compromiso es limitar la información que recopilamos a la estrictamente necesaria para darle tratamiento, gestionar el pago por nuestros servicios y efectuar operaciones de cuidado de salud. Como parte de nuestras funciones de administración, recopilamos información personal de distintas fuentes, entre las cuales podemos mencionar:
- Información que usted provee en solicitudes y otros documentos para obtener un producto o servicio.
- Información que proviene de transacciones efectuadas con nosotros o nuestras afiliadas.
- Información de proveedores de servicios de salud.
- Programas de salud gubernamentales.
Usos y Divulgaciones de Información de Salud
Compartimos información con nuestros socios de negocio, los cuales proveen servicios a nombre nuestro. Sólo compartimos la información mínima necesaria y requerimos que cada socio de negocio firme un contrato obligándose a mantener la confidencialidad de la información compartida y limitar el uso de la información a los propósitos establecidos en el contrato. Si el socio de negocio cerrara operaciones, nosotros mantendremos su información para continuar brindándole servicios.
En nuestras funciones de proveedor de servicios de salud necesitamos su consentimiento para usar y divulgar su información para actividades relacionadas con su tratamiento médico, gestionar pago de servicios médicos y operaciones de cuidado de salud. Por ejemplo:
Tratamiento: referidos o coordinación de servicios de emergencia.
Pago: Para pagar por los servicios de salud prestados a usted; determinar la elegibilidad a los mismos bajo su póliza; coordinar beneficios y otras actividades relacionadas.
Operaciones de Cuidados de Salud: Para servicios legales y de auditoria, incluyendo detección de fraude y abuso y cumplimiento, así como la planificación y desarrollo de negocios, actividades administrativas y de gerencia del negocio, actividades de patient safety, credencialización, manejo de enfermedades y adiestramiento de estudiantes de medicina o farmacia.
Podemos usar o divulgar su información de salud a otra entidad relacionada con usted y que también esté sujeta a las reglas federales o locales sobre confidencialidad.
Gastos médicos cubiertos por usted. Si usted paga de su bolsillo los servicios médicos, Salus requerirá su autorización en caso de que un asegurador interese examinar la documentación de esos servicios.
Entidades Cubiertas Afiliadas. Si estas compañías están sujetas a las mismas leyes que requieren protección para su información de salud.
Ayudas en Casos de Desastres y situaciones de emergencia
Programas gubernamentales de beneficios
Salud y seguridad Pública: Podemos usar o divulgar su información de salud según permitido o requerido por ley para los siguientes propósitos:
- Actividades de salud pública, incluyendo el informe de estadísticas de enfermedades e información vital, entre otros;
- Informar abuso o negligencia contra menores o adultos o violencia doméstica;
- Actividades de las agencias reguladoras;
- Respuesta a órdenes judiciales o administrativas;
- A los oficiales del orden público o asuntos de seguridad nacional;
- Para prevenir una amenaza inminente a la salud o seguridad públicas;
- Para actividades de investigación científica;
- Según autorizado por las leyes de compensación de accidentes del trabajo;
- Según requerido o permitido por las leyes aplicables.
Servicios Relacionados con su Salud: Podemos usar su información de salud para ofrecerle información sobre beneficios y servicios relacionados con su salud, o alternativas de tratamiento que pudieran ser de interés. Usaremos su información para llamarle o escribirle para recordarle sus citas médicas o las pruebas preventivas que necesite según su edad o condición de salud.
Con Su Autorización: Usted nos puede autorizar por escrito a usar o divulgar su información a otras personas para cualquier propósito. Actividades como el mercadeo de productos no relacionados con salud o la venta de su información de salud requieren su autorización. La autorización tiene que estar firmada y fechada por usted, indicar la persona o entidad autorizada a recibir la información, breve descripción de la información a divulgarse y fecha de expiración de la autorización, la cual no excederá de 2 años contados desde la fecha en que se firma la misma.
La información divulgada conforme a la autorización provista por usted pudiera ser redivulgada por el recipiente de la misma y no estar protegida por las leyes de privacidad aplicable. Usted tiene derecho a revocar la autorización por escrito en cualquier momento, pero su revocación no afectará los usos o divulgaciones permitidos por su autorización mientras la misma estuvo vigente.
A su Familia y Amigos: A menos que usted solicite una restricción, podemos divulgar de forma limitada información suya a los miembros de su familia o amistades que estén involucradas en su cuidado médico o que sean responsables por el pago de los servicios médicos.
Antes de divulgar su información médica a alguna persona relacionada con su cuidado medico o con el pago de los servicios de salud, le proveeremos la oportunidad de objetar dicha divulgación. Si usted no se encuentra presente, está incapacitado(a) o es una situación de emergencia, utilizaremos nuestro juicio profesional en la divulgación de información que entendamos resultará en su mejor interés.
Terminación de la relación de servicio: No compartimos información de aquellas personas que ya no mantienen relación con nosotros, excepto según lo permita la ley.
Medidas de seguridad: Hemos implantado medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas para limitar el acceso a su información. Nuestros empleados y socios de negocio conocen la responsabilidad de proteger y mantener la confidencialidad de su información y se han comprometido a seguir los más estrictos estándares de confidencialidad y seguridad en el manejo de su información.
Acceso: Usted tiene el derecho de examinar y obtener copia de su expediente médico dentro de los límites y excepciones que provee la ley. Para ello, usted debe presentarnos su solicitud por escrito. Al recibo de su solicitud nosotros tendremos cinco (5) días laborales para efectuar alguna de las siguientes actividades:
- Solicitud de tiempo adicional
- Proveer la información solicitada
- Informarle que no tenemos la información solicitada en cuyo caso, de conocerlo, le indicaremos a dónde acudir
Denegar la solicitud, parcial o totalmente, debido a que la información proviene de una fuente confidencial o se recopiló en preparación de un litigio o investigación por oficiales del orden público, unidad anti-fraude o para programas de garantía de calidad o cuya divulgación está prohibida por ley. Le notificaremos por escrito las razones de la denegación. No será requerido notificarle en casos donde sea parte de una investigación debidamente constituída por ley o en preparación de un proceso judicial.
El primer informe que usted solicite será gratuito. Nos reservamos el derecho de cobrar por copias subsiguientes.
Informe de Divulgaciones: Usted tiene derecho a recibir un informe sobre las divulgaciones no relacionadas a pago, tratamiento y condiciones de salud que nosotros o nuestros socios de negocio hayamos efectuado en los últimos 6 años. El informe indicará la fecha en que se hizo la divulgación, el nombre de la persona o entidad a la que se divulgó su información, una descripción de la información divulgada y la razón para la divulgación. Si usted solicita este informe más de una vez dentro de un período de doce (12) meses, podríamos cobrarle los costos de procesar la(s) solicitud(es) adicional(es).
Restricciones: Usted tiene derecho de solicitar que implementemos restricciones adicionales en nuestro manejo de su información de salud, si dicha divulgación puede constituir un peligro a su seguridad, como en los casos de violencia doméstica. Nosotros no tenemos que estar de acuerdo con su solicitud, pero si la aceptamos, nos regiremos por la misma (excepto en caso de una emergencia). Su solicitud y nuestro acuerdo de implementar restricciones adicionales en el manejo de su información de salud debe ser por escrito y firmada por un oficial autorizado.
Comunicación Confidencial: Usted tiene el derecho de solicitar que nuestras comunicaciones hacia usted relacionadas con su información de salud sean realizadas por métodos alternos o dirigidas a direcciones alternas para proteger su vida. Debe presentar una solicitud escrita en la que indique las razones que pueden ponerle en peligro si las comunicaciones no se realizan de forma confidencial. Podríamos aceptar su solicitud si ésta es razonable, especifica los medios o localizaciones alternas, y nos permite continuar comunicándonos con usted de manera efectiva.
Enmienda. Usted tiene derecho de solicitar que enmendemos su información de salud. Su solicitud debe ser por escrito, y contener una explicación o evidencia que justifique la enmienda. En el término de sesenta (60) días realizaremos la enmienda. De necesitar tiempo adicional, le solicitaremos por escrito un período de treinta (30) días adicionales previo a la expiración del plazo original.
Podemos rechazar su solicitud si no originamos la información que usted solicita que se enmiende y quién la originó se encuentra disponible para recibir su solicitud, o por otras razones. Si rechazamos su solicitud, le proveeremos una explicación por escrito. Usted puede solicitar que se incluya una declaración suya indicando su desacuerdo con la determinación tomada por nosotros. Si aceptamos su solicitud, realizaremos esfuerzos razonables para informar a otros, incluyendo los socios de negocio, e incluiremos la enmienda en cualquier divulgación futura de tal información.
Cierre de negocio. En la eventualidad de un cierre de negocio nos comunicaremos con usted para informarle cómo obtener su expediente médico y cualquier otra información necesaria.
Aviso en caso de violaciones de seguridad en que su información esté en riesgo: Usted tiene derecho a ser notificado por cualquier medio si la violación de seguridad es resultado de que su información no estuviera protegida por tecnologías o metodologías aprobadas por el Departamento de Salud de los Estados Unidos.
Aviso por Medios Electrónicos: Si usted recibió este aviso por medio del portal www.saluspr.com o por correo electrónico (e-mail), usted tiene derecho a recibir una copia escrita del mismo.
Preguntas y Quejas
Si interesa obtener más información sobre nuestras prácticas de privacidad o tiene preguntas o dudas, comuníquese con nosotros. Todos los formularios para ejercer sus derechos están disponibles en www.saluspr.com.
Si entiende que nosotros o alguno de nuestros socios de negocio ha incurrido en alguna infracción de sus derechos de privacidad, o está en desacuerdo con alguna decisión nuestra sobre el acceso a su información de salud, puede presentar su queja en la dirección que aparece al final de este aviso. Usted también puede someter su queja por escrito al Departamento de Salud Federal (DHHS) a la siguiente dirección: 200 Independence Avenue, S.W. Room 509F HHH Bldg. Washington, D.C. 20201.; teléfono (800) 368-1019 Fax: (202) 619-3818 TDD: (800) 537- 7697. Email: OCRComplaint@hhs.gov
Apoyamos su derecho a la privacidad de su información de salud. No tomaremos ningún tipo de represalia si usted decide presentar una queja con nosotros o ante el DHHS.
Oficina de Contacto: OFICINA DE CUMPLIMIENTO Y PRIVACIDAD SALUS
Oficina de contacto: Departamento de Cumplimiento
Atención: Oficial de Privacidad
Teléfono: (787) 789-1996
Fax: (787) 993-3260
E-mail: lpadilla@ssspr.com
Dirección: P. O. Box 11320 San Juan, PR 00922
