I. Propósito:
El propósito de esta política es establecer un proceso para minimizar el tiempo de espera en las clínicas promoviendo que los pacientes sean puntuales a sus citas.
II. Alcance:
Esta política aplica a todo al personal del Centro de Contacto y de Registro de las clínicas Salus y los pacientes.
III. Política:
Salus se esfuerza por brindar un cuidado de salud de alta calidad. Por tal razón, se le brinda un espacio en el citario a cada paciente, con el fin de minimizar el tiempo de espera.
La impuntualidad afecta lo siguiente:
- El tiempo que tiene el médico y el equipo en atender al paciente.
- Aquellos pacientes que asisten a sus citas puntualmente y se ven afectados por el retraso en el servicio.
- El flujo y eficiencia operacional.
- Retraso en el tratamiento.
Ejemplos de Tardanza
- Llegar pasado los 30 minutos previo a la hora de la cita.
- Llamar por teléfono el mismo día de la cita para informar que llegará tarde a la misma.
IV. Definiciones:
- Puntualidad: el valor de la puntualidad es la disciplina de estar a tiempo para cumplir nuestros compromisos adquiridos deliberadamente, ejemplos: una cita del trabajo, una reunión de amigos, un compromiso de la oficina, un trabajo pendiente por entregar, una cita médica.
V. Responsabilidades:
- Pacientes: son responsables de llegar a tiempo a sus citas coordinadas en las clínicas de Salus
- Personal del Centro de Contacto de Salus: es responsable de notificar a los pacientes que deben llegar 30 minutos antes de la hora de su cita coordinada.
- Personal de Registro de Salus: si el paciente llega tarde a su cita, el personal de registro es responsable de cotejar el citario para validar si el paciente se va a poder atender el mismo día o si es necesario recoordinar la cita.
- Supervisores y/o Administradores de Salus: son responsables de velar por el cumplimiento de esta política.
VI. Procedimiento:
- Coordinación de Servicios
- Al momento de coordinar una cita médica, el personal del Centro de Contacto notificará al paciente que debe llegar 30 minutos antes de la hora de su cita coordinada.
- Día de la Cita Coordinada
- El día de la cita, el paciente debe registrarse al llegar a la clínica
- Si el paciente llega a la clínica 30 minutos antes de su hora de cita, el paciente será registrado por el personal de registro y será atendido por el personal de enfermería y el médico.
- Si paciente llega 25 minutos antes de su hora de cita, se le informará al paciente que llegó tarde. El paciente será evaluado, pero es posible que deba esperar hasta que los otros pacientes que han llegado a tiempo se hayan visto. Si paciente rehúsa esperar, se le reprogramará la cita y se le adjudicará un cargo de $25 dólares.
- Si paciente llega 20 minutos antes de su hora de cita, se le informará al paciente que llegó tarde. Dependiendo de la disponibilidad y si el médico acepta, el paciente podrá ser atendido, pero es posible que deba esperar hasta que los otros pacientes que han llegado a tiempo se hayan visto. Si paciente rehúsa esperar o el médico no puede atenderlo, se le reprogramará la cita y se le adjudicará un cargo de $25 dólares por concepto de No-Show Fee.
- Si paciente llega en menos de 20 minutos de su hora de cita, se orientará al paciente que debe reprogramar su cita y se le adjudicará un cargo de $25 dólares.
- El espacio reservado diario para el médico podrá ser utilizado para ubicar al paciente, sino no fue previamente utilizado para otro paciente.
- Notificación de Tardanza
- El paciente puede llamar al centro de contacto para notificar su tardanza al 787-789-1996.
- El personal del centro de contacto le orientará al paciente que puede llegar a la clínica para que el personal de la clínica evalúe y determine si puede ser atendido ese mismo día.
- El personal del centro de contacto puede reprogramar la cita si el paciente determina no llegar a la clínica y le notificará al paciente que se le cobrará un cargo de $25 dólares, por concepto de No-Show Fee.
- En estos casos, el personal del centro de llamada le notificará al personal de registro que paciente no llegará y se ajuste el cargo de $25 dólares.
- Tardanzas Repetidas
- El paciente con 2 o más tardanzas repetidas, serán notificados por el supervisor y/o administrador de la clínica.
- Salus es razonable y justo con los pacientes, y las razones genuinas de tardanzas, pero no es un comportamiento aceptable.
- Retraso en el flujo de pacientes
- Salus, en la medida que sea posible, ejecuta a tiempo. Sin embargo, debido a la naturaleza del negocio esto no es siempre posible. Algunos pacientes tienen problemas complejos o situaciones que no pueden esperar.
- El paciente será notificado si hay un retraso de más de 15 minutos en el flujo de pacientes.
- Confusiones en citas
- Si paciente llega a la clínica en otra fecha a la fecha coordinada en la clínica, se evaluará la posibilidad se atender al paciente durante el día. De no ser posible el acomodo para ese día, se reprogramará la cita.
